電話で必要なマナー
最近はSNSのやりとりが中心で、電話を使う機会は減ってきましたよね。
私もそうです。
しかし、就活となると電話をする機会が絶対やってきます！
改めて一緒に確認していきましょう。
ポイント①「電話の受け方」
電話に気づいたら早く出ましょう。
↓
電話に出たら明るくはっきりと伝わるよう「はい、～です。」と名前を名乗ります。
↓
要件を聞き、電話を切ります。この時相手が切ってから切るようにします。
※電話は必ず折り返してください。(留守番が残っていたら聞いて内容確認！)
メールが来ていた場合そちらの内容も確認してから折り返しましょう。
確認せず折り返してしまうと企業からすると二度手間になってしまい、印象が悪くなるかもしれません。
ポイント②「電話のかけ方」
「どの役職の」「誰に」「何の要件で」電話をするのか、会社の営業日(時間)を事前に確認
↓
繋がったら「こんにちは。～大学の～と申します。人事の～様はいらっしゃいますか?」
↓
敬語を忘れず、簡潔に要件を伝えます。電話を受けたときと同様に相手が切ってから電話は切りましょう。
※担当不在の場合、留守電もしくは電話を対応してくださった方に要件を伝えましょう。
この際、大学名と氏名も忘れずに！
ポイント③「電話中意識すること」
やはり意識することといえば「敬語」が真っ先に思いつくと思います。
学生の間は敬語を使う機会があまりないので、意識して使わないと失礼にあたったり、
違和感がある敬語になりがちです。
特に、尊敬語と謙譲語は苦戦する人が多いように思います。
敬語は電話以外でも必須のスキルですし、社会に出てから使えないと困ります。
覚えておいて損はないので、学生のうちに使えるようになることを推奨します！
他に意識することといえば、声のトーンや姿勢でしょうか。
声を1トーンあげて話すだけで相手にとっては好印象です！
また、姿勢がだらしないと声にも反映されやすいので、
対面してるつもりで姿勢を正して話しましょう◎
私もそうです。
しかし、就活となると電話をする機会が絶対やってきます！
改めて一緒に確認していきましょう。
ポイント①「電話の受け方」
電話に気づいたら早く出ましょう。
↓
電話に出たら明るくはっきりと伝わるよう「はい、～です。」と名前を名乗ります。
↓
要件を聞き、電話を切ります。この時相手が切ってから切るようにします。
※電話は必ず折り返してください。(留守番が残っていたら聞いて内容確認！)
メールが来ていた場合そちらの内容も確認してから折り返しましょう。
確認せず折り返してしまうと企業からすると二度手間になってしまい、印象が悪くなるかもしれません。
ポイント②「電話のかけ方」
「どの役職の」「誰に」「何の要件で」電話をするのか、会社の営業日(時間)を事前に確認
↓
繋がったら「こんにちは。～大学の～と申します。人事の～様はいらっしゃいますか?」
↓
敬語を忘れず、簡潔に要件を伝えます。電話を受けたときと同様に相手が切ってから電話は切りましょう。
※担当不在の場合、留守電もしくは電話を対応してくださった方に要件を伝えましょう。
この際、大学名と氏名も忘れずに！
ポイント③「電話中意識すること」
やはり意識することといえば「敬語」が真っ先に思いつくと思います。
学生の間は敬語を使う機会があまりないので、意識して使わないと失礼にあたったり、
違和感がある敬語になりがちです。
特に、尊敬語と謙譲語は苦戦する人が多いように思います。
敬語は電話以外でも必須のスキルですし、社会に出てから使えないと困ります。
覚えておいて損はないので、学生のうちに使えるようになることを推奨します！
他に意識することといえば、声のトーンや姿勢でしょうか。
声を1トーンあげて話すだけで相手にとっては好印象です！
また、姿勢がだらしないと声にも反映されやすいので、
対面してるつもりで姿勢を正して話しましょう◎
メールで必要なマナー
メールも最近の学生は使うことが少なく、学校の教員へのメールを苦戦している人をよく見かけます。
メールも電話と同様に、企業とのやりとりの中で使うため、こちらも確認しておきましょう！
ポイント①「短い文章で簡潔に書く」
電話の時も簡潔にと話しましたが、メールも同様です。相手に好印象を与えられます！
もし長い文章や内容を送りたい場合は、WordやExcelなどにまとめてファイルとしてを添付をし、
メールの文章を簡潔にしましょう。
ポイント②「メールの礼儀」
もちろんメールにも礼儀が存在します。以下一部ですが確認してみてください。
・メールの内容がわかる件名を入れる。
・文頭に○○様と宛名を入れる。
・文末には署名を入れる。
・ (●´∀｀)ノ←このような顔文字は入れない。
・メールチェックはこまめにする。
・一行は30字程度にとどめ、適度な文字数で改行を入れる。
・メールを見たらできるだけ早く返信をする。（12時間以上は絶対に放置しない）
・初めてメールを送る方には丁寧な文書を心がける。「です、ます」調などの丁寧な表現。
・添付ファイルやメールの文章をすべて作り終えてから、宛先を入力しましょう。
この中で「署名とは？」と思った方いると思います。
私もインターンを通して初めて知りました。
メールでの署名は、「このメールは、私自らが作成したメールです」ということを示すもので、
大学名、名前、電話番号などを載せておくと良いと思います。
＜署名例＞
――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
名前（ふりがな）
メールアドレス：××××××××@××××
電話番号：000-0000-0000
――――――――――――――――――――
ポイント③「メールのみで連絡すると危険な時」
メールは互いの時間が合わなくても連絡を取れる便利なツールですが、時に危険な場合もあります。
・自分に大きな落ち度がある場合
この場合メールのみの謝罪は大変失礼にあたります。
相手と直接話をして許しを求めることが必要になります。
・緊急の場合
メールは送信したからといって必ず確認してもらえているかはわかりません。
その場合は電話などを使い至急連絡を取りましょう。
メールも電話と同様に、企業とのやりとりの中で使うため、こちらも確認しておきましょう！
ポイント①「短い文章で簡潔に書く」
電話の時も簡潔にと話しましたが、メールも同様です。相手に好印象を与えられます！
もし長い文章や内容を送りたい場合は、WordやExcelなどにまとめてファイルとしてを添付をし、
メールの文章を簡潔にしましょう。
ポイント②「メールの礼儀」
もちろんメールにも礼儀が存在します。以下一部ですが確認してみてください。
・メールの内容がわかる件名を入れる。
・文頭に○○様と宛名を入れる。
・文末には署名を入れる。
・ (●´∀｀)ノ←このような顔文字は入れない。
・メールチェックはこまめにする。
・一行は30字程度にとどめ、適度な文字数で改行を入れる。
・メールを見たらできるだけ早く返信をする。（12時間以上は絶対に放置しない）
・初めてメールを送る方には丁寧な文書を心がける。「です、ます」調などの丁寧な表現。
・添付ファイルやメールの文章をすべて作り終えてから、宛先を入力しましょう。
この中で「署名とは？」と思った方いると思います。
私もインターンを通して初めて知りました。
メールでの署名は、「このメールは、私自らが作成したメールです」ということを示すもので、
大学名、名前、電話番号などを載せておくと良いと思います。
＜署名例＞
――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
名前（ふりがな）
メールアドレス：××××××××@××××
電話番号：000-0000-0000
――――――――――――――――――――
ポイント③「メールのみで連絡すると危険な時」
メールは互いの時間が合わなくても連絡を取れる便利なツールですが、時に危険な場合もあります。
・自分に大きな落ち度がある場合
この場合メールのみの謝罪は大変失礼にあたります。
相手と直接話をして許しを求めることが必要になります。
・緊急の場合
メールは送信したからといって必ず確認してもらえているかはわかりません。
その場合は電話などを使い至急連絡を取りましょう。
さいごに
今回は就活で必要になるであろう電話とメールのビジネスマナーについて紹介しました。
「敬語」や「署名」は存在は知っていても
どうしたらいいのかわからないという人、多いのではないでしょうか。
「敬語」であれば、先ほど紹介した尊敬語、謙譲語の違いに加えて、
「わたし⇒わたくし」のような
日常の言葉を丁寧語にした形も覚えるとよいでしょう。
「署名」は、就活の時期になって設定し忘れていた！とならないように
早めのうちに設定しておくこと推奨します。
みなさんのお役に少しでも立てていたら嬉しいです。
ぜひ、参考にしてください！
「敬語」や「署名」は存在は知っていても
どうしたらいいのかわからないという人、多いのではないでしょうか。
「敬語」であれば、先ほど紹介した尊敬語、謙譲語の違いに加えて、
「わたし⇒わたくし」のような
日常の言葉を丁寧語にした形も覚えるとよいでしょう。
「署名」は、就活の時期になって設定し忘れていた！とならないように
早めのうちに設定しておくこと推奨します。
みなさんのお役に少しでも立てていたら嬉しいです。
ぜひ、参考にしてください！