【就活あるある？】留守電を聞いたら折り返すべき？メールの仕方は！？

電話って普段使い慣れないと、少し緊張しますよね。
緊張しないためにも電話マナーを把握して、企業との電話連絡に対応できるようにしましょう。

＜電話のマナー＞
・電話の受け方
気がついたら、すぐ電話に出ましょう。
↓
「はい、○○です」と明るい声で対応。
↓
通話終了時は、相手が切るまで待ってから切りましょう。
絶対、ブチっと切らないようにしましょう。これ、結構ショックです( ;∀;)笑

※出れなかった場合…
・必ず、折り返しをしよう
留守電にメッセージが入っている場合は、留守電を聞いてから電話をかけると良いでしょう。
留守電に「メールを送るので、ご確認ください」と入っていた場合は、
メールを確認し、折り返しをしましょう。
その際はメールについての返答ができるように準備しておくと良いです。
また時間や曜日によっては、相手がいないこともあるので、その際はメールで返信をしましょう。


・電話のかけ方
用件と相手の方の役職・お名前を確認してから、電話をしましょう。
また、時間や曜日によっては相手がいないことも想定されますので、
会社の営業時間も確認しておくと良いでしょう。
↓
「こんにちは（おはようございます）。○○大学の○○と申します。人事の○○様いらっしゃいますか？」
↓
ハキハキと用件を簡潔に伝えましょう。
敬語を使いながら、ご自身の言葉で丁寧に伝えてくれればOKです。
↓
相手が電話を切ってから切りましょう。

※相手がいなかった場合…
・留守電に残す
例）
「○○大学の○○と申します。○○の件で、ご連絡しました。また改めてご連絡させていただきます。」
「○○大学の○○と申します。○○の件で、ご連絡しました。メールをお送りさせていただくので、ご確認をお願いいたします。」等

・電話を出てくれた方に伝言をする
例）
「○○大学の○○と申します。大変お手数ですが、○○様に、○○○○○○とお伝えいただけますか？」
「○○大学の○○と申します。大変お手数ですが、○○様にメールをお送りするので、ご確認くださいと、お伝えいただけますか？」等

・明るく、元気に、ハキハキと
電話の声は1トーン上げて話すとより好印象を与えられます。

・だらしない姿勢で電話をとる
態度は声にも反映されやすいので注意しましょう。

・語尾上げ、語尾伸ばしはしない
幼稚っぽく聞こえてしまうので注意しましょう。

・「はい、はい」を繰り返す
相手からすると「ただうなずくだけで聞いていないのでは」と思われてしまうことも…。

・可能であれば、電話番号を登録する
企業から電話がかかってきたときに緊張せずに出られますよ。

・留守電が入っていたときは、折り返しをする
メールで送りますと伝言がある場合は、メールを確認・返信しましょう。
その際、「お電話出れず大変失礼いたしました」と記載があると好印象ですよ。


電話は、声のみでコミュニケーションをはからなければなりません。
明るい声と暗い声だと印象が全く違い、声があなたの印象につながりますので、
ぜひ注意点を意識してみてくださいね。

現在、メールのやりとりをしている方は多くないと思いますが、
社会人になると頻繁にメールを使用します。
今学んでおけば、今後にも活かせますよ！

＜メールのマナー＞
・メールの内容がわかる件名を入れる。
・文頭に○○様と宛名を入れる。
・文末には署名を入れる。
・ (●´∀｀)ノ←このような顔文字は入れない。（！マークくらいにとどめておきましょう）
・メールチェックはこまめにする。
・一行は30字程度にとどめ、適度な文字数で改行を入れる。
・メールを見たらできるだけ早く返信をする。
・初めてメールを送る方には丁寧な文書を心がける。「です、ます」調などの丁寧な表現。

・“短い文章で簡潔に”書こう
万一、長い文章になってしまう場合はワード、エクセル、パワーポイントなどにまとめ、ファイルを添付しましょう。
メール自体は文書ファイルの内容を簡潔に紹介するだけにしておきましょう。
こうすれば相手が情報を整理しやすくなります。

・署名を登録しておこう
メールの設定から、署名設定が可能です。
大学名、お名前、電話番号などを入れておくと良いでしょう。
署名を設定しておけばメールを書く際に自動で反映されるので便利です。

・メールの名前の設定も確認
お互い使用しているシステムがGmailの場合は、Googleアカウントに設定されている氏名が表示されます。
ごくまれに、ニックネームや芸能人の名前などで設定している方もいて、誰だ？となることもあるので、注意しましょう。

・タイトルは“簡潔”かつ“受け取る人の気持ちを考える”
“相手に敬意を示すためなら手間を借しまない”という姿勢があれば好感を得られます。
タイトルも同じように、「出欠の確認」よりは「ご出席のお願い」のほうが相手を敬う気持ちがあらわれています。
タイトルのような短い言葉でスマートに敬意を示す人は日ごろから敬語をきちんと使えている人でしょう。
逆に、宛名やタイトルの書きかたひとつであなたの人格が判断されてしまうこともあることを覚えておきましょう。

　　
＜「メールだけ」にしない方が良い場合＞
・自分に大きな落ち度がある場合
自分の側に大きな落ち度があったにも関わらずメールだけで謝罪を済ませてしまうことは、不適切です。
謝罪するときは相手と直接話をして平身低頭して許しを求めることが必要です。

・緊急の場合
メールは送信と受信の間に直接の関係が生じません。
メールを送信したからといって受信者がメールボックスを開かない限り、いつまでもメールは届かないのです。
緊急を要する場合は電話などを使い至急連絡を取る必要があります。
例）面接の時間に遅れてしまう、等

メールは使い慣れれば便利ですが、
「メールをおくるだけ」にしない方が良い場面もあります。
電話もうまく活用していきましょう。

採用担当をしていて、求職者から嬉しかったメールなどを紹介させてください！


嬉しかった事例1｜面接や座談会のお礼メールをいただく
面接や座談会直後に、丁寧なお礼メールを送っていただく方がいます。
ただお礼を述べるだけでなく、面接や座談会の中でご自身が感じたことが書いてあると、
有意義な時間になったのだな、と感じ、面接や座談会を実施して良かったと思います。
また、面接官にも、メールは共有しています。


嬉しかった事例2｜お礼のお手紙をいただく
お手紙なので、時間差はありますが、手書きのお手紙を書いてくださる方もいらっしゃいます。
メールや電話など便利なやりとりが多い中で、
わざわざ時間を割いてお手紙を書いてくれる行為がとても嬉しいです。
送ってくださる方の感謝の気持ちがより伝わってきます。

必ずしも、選考に影響があるわけではありませんが、単純に嬉しいですし、その方の性格を知るきっかけにもなります。
ぜひ、参考にしてみてくださいね。